De Uitdaging
Het bidteam van CIRFOOD had een rekenpuzzel. De directie wilde dit jaar 50% meer inschrijvingen, met hetzelfde team en zonder daling in het slagingspercentage.
Het werk dat in de weg zat, was niet schrijven of strategie. Het waren de uren die elke bidmanager vooraf verloor: 12 tot 22 documenten per dossier uitzoeken in gemengde PDF-, Excel- en Word-formaten, en daarna handmatig 72 CRM-velden en een paar honderd rekeninputs opnieuw intypen in een spreadsheet.
Dat voorwerk vrat de tijd op die je nodig hebt om echt tenders te winnen.
De vragen waar de directie geen antwoord op had:
Hoe voegen we 15 extra tenders per jaar toe zonder extra headcount?
Waarom is het duurste deel van ons bidproces juist het deel met de laagste strategische waarde?
Als we dit aan een generieke AI-tool, AI Agency of AI Agents-oplossing geven, wie is dan over zes maanden eigenaar van de data, de prompts en de workflow?
En hoe gaan we snel vooruit zonder een calculatiemodel te breken waarop het bedrijf al jaren vertrouwt?
Zonder antwoord werd de groeidoelstelling van 50% een gesprek over extra aanwervingen. Of het team groeide, of de winrate daalde. CIRFOOD hoefde niet te kiezen.
De Aanpak
We zijn begonnen met het niet afbakenen van een tool. CIRFOOD vroeg om capaciteit, niet om software, dus hebben we de samenwerking eerst als verkenning en daarna pas als realisatie benaderd.
Stap 1. Breng het echte werk in kaart. We gingen zitten met bidmanagers en liepen drie live tenders door (Spaarnelanden, Amsterdam VU, Maastricht UM), veld voor veld. De output was een complete inventaris: 72 CRM-velden, de documenten waarin elk veld leeft, de tijd die het kost om ze handmatig uit te lezen, en de faalmodi wanneer een tenderpakket incompleet is of ongebruikelijk is opgemaakt.
Stap 2. Vind de reken-bottleneck. De Aanneemsom-berekening is niet zomaar een invoerklus. Het is een transformatie: bruto lonen uit de vorige cateraar zijn Bijlage 9 (Personeelsovernamelijst) worden all-in uurprijzen binnen CIRFOOD’s eigen model, met SROI-afhandeling, schaalherkenning en standaard roostergegevens per rol. Elke cateraar levert Bijlage 9 aan in een andere kolomindeling. De bottleneck was niet de rekensom. Het was het op elkaar afstemmen van inputformaten die van vorm veranderen met een vast berekeningsmodel.
Stap 3. Test het risico onder druk. CIRFOOD’s rekenwerkblad bevat ongeveer 230 formulecellen waarop het bedrijf al jaren vertrouwt. Elk hulpmiddel dat eraan komt, moet mechanisch garanderen dat die formules intact blijven. We ontwierpen de veiligheidslaag (formulebescherming met harde fout bij mismatch) voordat we de parser schreven.
Stap 4. Bepaal de fasering. Discovery maakte de gefaseerde roadmap vanzelfsprekend. Fase 1 is de Analyst (extractie en berekening). Fase 2 is de Schrijf Assistent (conceptteksten op basis van eerdere tenders). Fase 3 is de Strateeg (benchmarking, win-rate-analyse). Elke fase bouwt voort op de data die de vorige oplevert.
Het discovery-traject beperkte zich niet alleen tot Fase 1. Het maakte het mogelijk om ons vast te leggen op een roadmap van 12 maanden zonder te gokken.
De Oplossing
Wat we hebben gebouwd is een AI Tender Agent die groeit van assistent naar sparringpartner. Fase 1 ligt nu bij CIRFOOD, met twee productietools.
CRM Tender Extraction Tool.
Een webinterface waarin een bidmanager een ZIP-bestand met het volledige tenderpakket uploadt, op run klikt en een Excel terugkrijgt met 72 gestructureerde CRM-velden, metadata en een validatietab. Elk veld bevat een confidence score van 0 tot 1, het brondocument, het paginanummer en de exacte bronvermelding. Aangedreven door Claude Sonnet 4.5, deterministisch, draaiend op CIRFOOD's eigen GCP-project.
Aanneemsom Calculator.
Een tool die de extractie-output combineert met de Bijlage 9 van de huidige cateraar en het bestaande calculatiewerkboek vult. Hij vult ongeveer 80 invoercellen en raakt de 230 formulecellen nooit aan. Als de controle op formulebeveiliging na een run faalt, stopt het programma direct. Geschatte all-in tarieven worden voor handmatige review gemarkeerd op een aparte validatietab.
Het kostenverhaal is het punt waarop dit geen productiviteitstool meer is, maar infrastructuur wordt.
Aanpak | Kosten per tender | Kosten bij 45 tenders/jaar |
|---|---|---|
Handmatige uren van de bidmanager (3-4 uur à €75/uur all-in) | €225-300 | €10,000-13,500 |
Eigen stack (Claude API + GCP) | €0.55 | €26 |
Dat is niet 30% goedkoper. Het is grofweg 400 keer goedkoper per tender, en het schaalt de juiste kant op: een tweede tender kost dezelfde minuten als de eerste.
Maar het kostenverhaal is alleen de buitenkant. Het diepere punt is eigenaarschap. De tool draait in een GCP-project dat CIRFOOD bezit. De prompts, de geëxtraheerde data en de configuratie behoren toe aan CIRFOOD. De architectuur is stateless en reproduceerbaar. Elke run is auditbaar. Als What's Next morgen zou verdwijnen, zou CIRFOOD nog steeds een werkend bedrijfsmiddel hebben, geen dood abonnement.
Het human-in-the-loop-ontwerp is bewust, geen beperking. Verwerking start alleen op handmatig commando. Velden met een lage confidence score krijgen een waarschuwing. Geschatte tarieven worden gemarkeerd. De bidmanager blijft de beslisser. Dat is het verschil tussen een AI-agent die oordeel vervangt en een die uren teruggeeft.
De resultaten
Op drie gemeten tenders leverde de extractietool 85% van de CRM-velden in gemiddeld 128 seconden, met een gemiddelde LLM-kost van $0,58 per tender.
Het voorbereidende werk dat per bid manager voorheen uren in beslag nam, is nu in ongeveer twee minuten klaar, met een verklaarbaar spoor per veld.
Operationeel is de dag van het bid team veranderd. De eerste uren van elke tender waren vroeger sorteren en data-invoer. Nu zijn die uren strategisch werk: prijsstrategie, win themes en de verhaallijn van het antwoord. Het rekenmodel dat het bedrijf al jaren vertrouwt, blijft precies zoals het was, met de invoerlaag geautomatiseerd en de formules mechanisch beschermd.
Strategisch is de groeidoelstelling van 50% verschoven van een gesprek over aannemen naar een gesprek over uitvoering. Leiderschap kan nu tendervolume plannen tegen de capaciteit van bid managers in plaats van tegen hun uren. En Fase 2 en Fase 3 zetten dezelfde dataset om in schrijversversnelling en inzicht in winnende patronen, waardoor de waarde van het werk dat al is gedaan alleen maar verder oploopt.
Wat je onderscheidt, is niet alleen je technische expertise, maar ook je diepgaande begrip van AI-governance en de valkuilen ervan, waardoor innovatie op een gecontroleerde, conforme en duurzame manier wordt geïmplementeerd. Dit is geen eenmalig project, maar een langetermijnpartnerschap gebouwd op vertrouwen, professionaliteit en meetbare resultaten.
Stefano — CIRFOOD Netherlands
Totale Fase 1-tijdlijn: van discovery tot MVP in ongeveer vijf maanden. De discovery-fase was niet optioneel. Het is de reden dat de bouwfase niets heeft gebroken.
Resultaten
Goedkoper per tender dan handmatige verwerking
per tender, teruggebracht van 3-4 uur
Meer tenders ingediend, hetzelfde team
